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Administração de Sistemas Informáticos

Plazza HowTo

(Última atualização: 2 de setembro de 2014: adicionadas instruções para a utilização do plazza como cliente de webmail do CI/FCUL)

Atualizar dados pessoais

Um dos objetivos do plazza é criar um diretorio centralizado dos funcionários e docentes do DI. O plazza disponibiliza 3 calendários. As entradas no calendário “Accounts” são geradas automaticamente aquando do registo (1º login) de cada utilizador mas contêm apenas o seu primeiro e último nome e o endereço de e-mail. Estes dados podem e devem ser compementados com outra informação útil para a comunidade:

  • Fazer login no plazza
  • Selecionar a aplicação Addressbook na barra superior da página
  • Selecionar um dos addressbooks “Accounts” ou “All” no filtro que está sobre a listagem de utilizadores
  • Selecionar para edição a sua própria entrada
  • Na janela aberta automaticamente, preencher os valores que considerar relevantes, incluindo pelo menos:
    • Número da sala (tab General)
    • Número de telefone do emprego
    • Categorias (tab Details)
    • Extensão (tab Extras)
  • Gravar as alterações primindo o botão Save

Alterar as colunas de uma listagem (addressbook, file manager, resources,…)

  • Primir o botão que se encontra do lado direito do cabeçalho da tabela
  • Selecionar as colunas que se pretende visualizar

Selecionar a forma usada pelo plazza para enviar alertas

  • Selecionar o link Preferences no topo de todas as páginas (lado esquerdo)
  • Selecionar a opção Notifications
  • Selecionar o modo preferido

Personalizar aplicações

  • Ir para a aplicação pretendida
  • Primir a barra que surge do lado esquerdo do ecrã
    • No caso da aplicação Calendário as preferências surgem sob os critérios de filtragem de eventos na barra lateral
  • Selecionar a opção pretendida do menu

Personalizar as restrições de acesso aos dados pessoais

É possível selecionar individualmente utilizadores ou grupos de utilizadores para acederem a dados que à partida não estão publicamente disponíveis, nomeadamente o calendário:

  • Selecionar a aplicação Calendar
  • Selecionar a opção Grant Access (fundo da barra esquerda da aplicação)
  • Configurar individualmente ou o grupo das aplicações
  • Nota: não é necessário ativar a permissão “Write” para autorizar outros utilizadores a fazerem convites para reuniões.

Consultar ocupações de recursos (salas, laboratórios e equipamentos)

  • Fazer login no plazza
  • Selecionar a aplicação “Calendar” na barra superior da página
  • Na coluna da esquerda, na caixa “Select Resources”, selecionar a categoria de recursos pretendidos
  • Selecionar o tipo de visualização pretendido (semanal, mensal, agenda) nos simbolos do  topo da coluna da esquerda
    • Sugestão: weekview (3º simbolo a contar da esquerda)
  • Selecionar a data pretendida no calendário
    • Os números das semanas também são selecionáveis

Reservas de salas, laboratórios e equipamento

  • Fazer login no plazza
  • Consultar a disponibilidade do recurso
  • Selecionar a aplicação “Resources” na barra superior da página
  • Seguir o icon que permite fazer as reservas para o recurso pretendido
  • Surge uma nova janela para preenchimento dos dados da reserva
  • Preencher pelo menos o título, a data de início e a duração
  • Opcional: se for um evento recorrente (por exemplo TPs nos labs):
    • Nos campos da tab General: colocar os dados relativos à primeira ocorrência
    • Ir à tab “Recurrence”
    • Preencher o período
    • Preencher a data da última ocorrência
    • Preencher o(s) dia(s) de repetição (para as recorrências semanais)
  • Opcional: procurar outros participantes e adicioná-los na tab Participants
    • Não retirar a participação do recurso
  • Opcional: Adicionar alarmes caso pretenda ser notificado antecipadamente
  • Primir o botão Save
    • O sistema indicará caso haja conflito com outros eventos no calendário do recurso ou de um dos participantes
    • Não ignorar os conflitos
      • Procurar uma data ou recursos alternativos
      • Contactar a entidade responsável pelo recurso:
        • Labs: admin
        • Salas de reuniões e postos de trabalho: secretaria
  • No calendário do recurso surge o evento com a indicação de que se encontra no estado “Tentative”
    • Significa que está a aguardar confirmação da reserva pela entidade responsável
  • A entidade responsável recebe uma notificação
  • Altera o estado da participação do recurso no evento para “Accepted”
    • Os participantes são notificados da alteração  pelos mecanismos definidos no seu perfil

Exportar o calendário pessoal para aplicações externas ou dispositivos móveis

  • Instalar uma aplicação que suporte o protocolo CALDAV  no cliente externo pretendido
  • Exemplos:
    • thunderbird: Lightning
    • Android: CalDAV-Sync e CalDAV-Sync Free
  • Lançar a aplicação no cliente externo, quando solicitado, digitar o URL: https://plazza.di.fc.ul.pt/groupdav.php/calendar/
  • Preencher o login e password do DI quando solicitado

Exportar o livro de endereços para aplicações externas ou dispositivos móveis

  • Instalar uma aplicação que suporte o protocolo CARDDAV no cliente externo pretendido
  • Exemplos:
    • thunderbird: SOGo Connector Thunderbird extension: http://www.sogo.nu/english/downloads/frontends.html
    • Android: CardDAV-Sync free e CardDAV-Sync
  • Lançar a aplicação no cliente externo, quando solicitado, digitar o URL: https://plazza.di.fc.ul.pt/groupdav.php/addressbook/
  • Preencher o login e password do DI quando solicitado

Criar um projeto partilhado com outros participantes

  • Fazer login no plazza
  • Selecionar a aplicação ProjectManager
  • Primir o botão “Add” no fundo da listagem (potencialmente vazia)
  • Preencher os campos considerados relevantes
    • Importante: na Tab Links, carregar pelo menos um ficheiro (mesmo que vazio) na opção “Attach File”. Isto forçará o plazza a criar uma diretoria para o projeto, o que não será possível à posteriori
    • Adicionar todos os membros do projeto pretendidos na Tab. Members
  • Depois de aberto o projeto, podem-lhe ser adicionados, ficando disponíveis para todos os membros do projeto
    • contactos (addressbook)
    • entradas no calendário
    • tarefas (com indicação do estado do progresso) e anotações (infolog)
    • recursos
    • time sheets

Aceder ao e-mail

  • Fazer login no plazza
  • Selecionar a aplicação eMail

Apagar e mover e-mails para folders

  • Selecionar o(s) e-mails pretendidos com a checkbox
  • Selecionar o folder de destino ou o botão para apagar

Nota: dependendo das configurações da área pessoal, os folders de e-mail podem não ser visiveis. É um problema do eGroupware que a admin já sabe contornar muito rapidamente.

Aceder aos ficheiros armazenados

Os ficheiros colocados nas aplicações ou no gestor de ficheiros do plazza podem ser acedidos externamente através do protocolo webdav, a partir do URL https://plazza.di.fc.ul.pt/webdav.php

Exemplos de clientes deste protocolo:

  • A maioria dos “navegadores” nos sistema de ficheiros (explorer do Windows, nautilus no Gnome). Basta digitar o URL acima e proceder à autenticação, tal como solicitado.
  • Por linha de comando para Linux:
    • utilizar a aplicação cadaver que oferece uma interface semelhante ao FTP (comandos put/get/ls)
    • utilizar o sistema de ficheiros davfs2 que permite montar o webdav em qualquer diretoria de forma semelhante a qualquer outro disco ou partição, por exemplo adicionando a seguinte linha ao fstab:
    • https://plazza.di.fc.ul.pt/webdav.php /mnt/plazza       davfs   noauto,user    0 0

Aceder pelo serviço de webmail à conta de mail no CI

  • Aceder à aplicação de webmail
  • Na caixa de Preferências, abaixo da lista de folders, selecionar a opção: Manage eMail accounts and Identities (seguir o link das imagens para versões em tamanho real)
    preferences
  • Primir o botão para criar uma nova contamanage
  • Preencher os parâmetros da forma indicada na figura, substituindo hamiranda pelo login @fc.
    config
  • Gravar as alterações e voltar à página de visualização de e-mail

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